16 dicas infalíveis para escolher o melhor software jurídico

Escolher o melhor software jurídico é uma tarefa que exige tempo e atenção. Afinal, para encontrar uma ferramenta que realmente aperfeiçoe cada etapa do trabalho do seu escritório, é preciso levar em consideração uma série de critérios – tanto do sistema quanto do cotidiano da sua equipe.

Mas pode manter a tranquilidade, porque é possível, sim, unir o útil ao agradável (ou seria necessário?). E nós vamos mostrar como!

Preparamos uma série de dicas para ajudar você encontrar o melhor software jurídico para seu escritório e para sua rotina! Quer saber quais dicas são essas? Continue a leitura. 😉

Como escolher o melhor software jurídico

Se preferir, você pode navegar pelo conteúdo acessando o índice clicável acima. 🙂

1. Pesquise as vantagens de usar o melhor software jurídico

Antes de conseguir escolher o melhor software jurídico, é preciso entender bem o que, afinal de contas, representa essa ferramenta.

De forma mais conceitual, um software jurídico é um programa de computador voltado para profissionais autônomos, departamentos jurídicos e escritórios de advocacia de todos os tamanhos.

Indo da teoria para a prática – provavelmente é que mais interessa a você, certo? – softwares jurídicos são soluções digitais que automatizam atividades burocráticas e repetitivas do cotidiano dos advogados e dos escritórios.

A busca nos Diários Oficiais e a atualização de processos de acordo com a movimentação na Justiça são alguns exemplos de atividades que podem ser otimizadas.

Mas além de possibilitar uma gestão de processos mais ágil e inteligente, os melhores softwares jurídicos elevam a produtividade dos escritórios e asseguram o cumprimento de todos os prazos.

Afinal, um sistema completo facilita a gestão e o atendimento de clientes, o armazenamento e o controle de documentos, a padronização de peças jurídicas, o controle e o cumprimento de atividades, a gestão da equipe e a gestão financeira.

Veja como a advogada Mariana Gonçalves evoluiu o atendimento no escritório com o software jurídico Astrea

2. Identifique o que você quer melhorar no escritório

Agora que você sabe o que é um software jurídico e tem noção do que ele é capaz de fazer por você, é hora de olhar para a rotina do escritório e identificar o que você deseja melhorar ou corrigir com a ferramenta.

Por que você quer ou precisa do melhor software jurídico? Vamos ajudar a responder essa pergunta!

Existem algumas possibilidades frequentes que motivam a busca pelo melhor software jurídico. O crescimento atual ou vigente do escritório, a queda na produtividade da equipe, o aumento no número de processos ou clientes e a dificuldade de manter a organização da rotina talvez sejam as mais comuns.

No entanto, a modernização da prática de trabalho, a busca pela atualização profissional, a automação jurídica de atividades repetitivas e o melhor uso de recursos humanos também são justificativas recorrentes de quem decidiu abandonar as planilhas de controle de processos judiciais ou mudar do antigo sistema para uma solução mais completa.

3. Investigue aspectos de tecnologia, inovação e mobilidade

Atualmente, os melhores softwares jurídicos são online. Mas você sabe qual serviço de computação em nuvem esses sistemas utilizam?

Se informar da tecnologia que existe por trás do software que você deseja contratar é muito importante para ter noção de como vai ser tratada a segurança dos seus dados.

Além disso, é também uma maneira de saber o quanto, realmente, a lawtechque desenvolve o sistema está preocupada com a modernização do setor.

O Astrea, por exemplo, utiliza os servidores da Google. Uma das vantagens dessa escolha é poder contar com a infraestrutura, o sistema de backup avançado e o selo de qualidade da gigante.

Outro benefício desse tipo de tecnologia é a possibilidade de acessar o sistema por diferentes navegadores e dispositivos.

A inovação, a tecnologia e, principalmente, a mobilidade são questões levadas muito a sério por softwares jurídicos como o Astrea, que contam com um aplicativo mobile auxiliar. Já falamos sobre o Astrea Mobile aqui no blog – aliás, o app está disponível nas versões Android e iOS.EXPERIMENTE O ASTREA GRATUITAMENTE E COMPROVE

4. Saiba reconhecer qualidade em um software jurídico

Verdade seja dita: pouco adianta contratar um software com milhares de funcionalidades se ele deixar a desejar em qualidade. Nem sempre ser robusto é sinal de ser completo. E nem sempre ser completo é o mesmo que ser complicado.

Para ser considerado o melhor software jurídico, o sistema precisa ser eficiente, fácil de usar, contar com um bom atendimento e um suporte atento antes, durante e depois da contratação. Ah, e claro, melhorar ou solucionar as suas principais necessidades. 😉

Por isso, no momento da escolha, é importante consultar os conteúdos educativos que a empresa que desenvolve o software disponibiliza. Também é mais do que aconselhável levar em conta a opinião de outros clientes, separar um tempo para ler os reviews e casos de sucesso, checar as avaliações nas redes sociais e a reputação do software em sites como o Reclame Aqui.

Conhecer a experiência de outras pessoas pode facilitar a sua tomada de decisão. Afinal, você vai ter uma amostra de como vai ser o seu relacionamento com a empresa.

Igualmente importante é partir do princípio de que problemas acontecem. Por isso mesmo, é fundamental observar como a empresa responde a reclamações e de que maneira ela soluciona possíveis problemas.

5. Avalie a relação custo-benefício

Preço não é tudo, mas o valor faz toda a diferença. Muitas vezes, os preços dos planos anuais ou mensais de um sistema jurídico são motivos de dúvida.

Qual sistema vale mais a pena? Se eu contratar o plano inicial, vou poder mudar depois? E se eu começar já pelo plano mais completo e achar pesado para o meu orçamento? E se eu descobrir que poderia manter a qualidade do meu trabalho com um plano mais simples?

Quando surgir esses questionamentos, é importante checar se o melhor software jurídico para você possui ou não fidelidade. A ausência de fidelidade é o que permite que você tenha liberdade para mudar de plano ou de software quando desejar. O Astrea oferece essa liberdade de escolha e conta com opções para atender o seu momento profissional. 😉

Outro ponto que deve ser observado é o quanto você poderia economizar ao contratar um plano anual no lugar do mensal. Se for compatível com o seu planejamento estratégico e financeiro, esse tipo de acordo pode, sim, valer a pena.

Quanto a escolha do melhor plano, é importante levar em consideração o valor que cada pacote entrega. Qual atende realmente às suas necessidades? Seu escritório consegue absorver esse custo? Quanto esse investimento vai poupar futuramente ao seu escritório? Responder a essas perguntas vai ajudar você a fazer escolhas mais conscientes.

Por último, mas não menos importante, vem a forma de pagamento. Definir a melhor maneira de cobrança também é um bom norte na hora de fechar negócio. Para ajudar você nessa decisão, vale dizer que o Astrea pode ser pago via cartão e boleto bancário! 🙂EXPERIMENTE O ASTREA GRATUITAMENTE E COMPROVE

6. Observe se o software tem gestão inteligente de casos e processos

Modernizar e tornar mais eficiente o acompanhamento processual é um dos grandes objetivos de quem procura o melhor software jurídico.

Com o Astrea você consegue fazer essa gestão de forma inteligente e integrada a outras rotinas do escritório. Assim, não é preciso designar uma pessoa exclusivamente para fazer a busca e a atualização de processos manualmente, por exemplo.

Ao iniciar no sistema, é possível ainda cadastrar processos em lote de uma só vez com o número da sua OAB. Você pode ainda receber atualizações automáticas direto dos sites dos tribunais e ter acesso apenas às publicações que você deseja.

Ah, e você fica sabendo tudo o que acontece com seus processos por email ou pelo sistema de alertas automáticos dentro do próprio software – você escolhe a melhor maneira. 😉

Você também pode cadastrar casos, anexar documentos e vincular os dados ao nome do seu cliente.

7. Entenda como é o controle de prazos e compromissos

Nós sabemos que perder prazos está fora de cogitação. Por isso mesmo que o Astrea leva o controle de prazos processuais muito a sério e conta com um controle avançado para garantir que tudo corra dentro da data prevista.

“Mas como funciona isso?” Bom, na prática, a gestão dos prazos no Astrea funciona quase como um gerenciador de tarefas, com a vantagem de ter sido desenvolvido especialmente para a rotina do advogado e do escritório.

Assim, o gestor consegue ter uma visão geral de tudo o que está acontecendo, sem precisar cobrar pessoalmente cada colaborador. Isso, além de contribuir para a gestão do tempo, também ajuda a evitar micro-gerenciamentos e a temida alcunha de “chefe mandão”. 😉

A partir do prazo, você pode registrar as atividades no sistema, designar responsáveis para elas e, pronto, a partir daí o Astrea cobra a execução das tarefas por você! O Astrea ainda envia alertas de delegação, conclusão e atraso de tarefas para garantir o cumprimento de todos os prazos.

Acha que acabou por aí? O melhor software jurídico já conta com Inteligência Artificial e classifica automaticamente suas publicações em prazos ou audiências. 😉

Além de tudo isso, o gestor e os sócios têm a segurança do controle de acesso, que permite que apenas pessoas autorizadas visualizem informações sensíveis aos prazos e dados financeiros. O Astrea também permite que você integre sua agenda do Google ou da Apple à agenda do software para escritório de advocacia, tornando a gestão dos compromissos mais rápida e organizada.

8. Verifique se é possível criar e gerir documentos jurídicos

Produzir as peças jurídicas rotineiras é uma atividade que pode tomar pouco ou muito tempo. Tudo depende da maneira como você faz.

Além de disponibilizar alguns modelos de documentos jurídicos prontos, o Astrea permite que você crie os seus próprios e os personalize com muita rapidez. A partir desses modelos, basta editar e “puxar” as informações particulares do caso e do cliente para o documento. Assim, o atendimento fica mais ágil e a sua rotina mais produtiva.

O Astrea também permite que você armazene, de forma organizada, informações e documentos relativos a um caso, processo ou cliente.

Diferente do que pode acontecer com pastas soltas no computador ou dados distribuídos em pendrives, HDs externos e emails, no Astrea você encontra essas informações rapidamente e de forma contextualizada.

E basta acessar o sistema pelo seu computador, celular ou tablet para checar o dado que você desejar. É o fim da burocracia e da perda tempo! 🙂

9. Analise como será a organização e o ganho de produtividade

Uma maior organização da rotina e o aumento da produtividade são alguns dos principais ganhos com o uso contínuo do Astrea. Afinal, o melhor software jurídico foi desenvolvido com esse objetivo. O sistema une ferramentas de gestão de escritório, clientes, prazos processuais, financeira, equipe e processos em um único lugar e sem burocracia.

Entre várias funcionalidades, o Astrea permite que você faça listas de atividades, delegue tarefas, trabalhe em equipe com mais tranquilidade, organize sua agenda e se baseie nela para atender os compromissos.

Além disso, a tela inicial do sistema permite que você tenha uma visão geral das informações mais importantes da sua rotina, como as próximas tarefas e compromissos.

Outro recurso interessante para a organização da rotina é o contador de processos inativos. Com essa ferramenta, você consegue descobrir quais processos não tiveram movimentação nos últimos 30 dias e entrar em contato com os clientes que estão há algum tempo sem retorno.

As etiquetas personalizadas são um grande diferencial do sistema. Por meio delas você pode se organizar da maneira que fizer mais sentido para você e para o seu escritório. Além disso, elas facilitam a emissão de relatórios, úteis tanto para o controle interno quanto para a prestação de contas com os clientes.

A organização financeira do seu escritório também foi priorizada pelo Astrea. Com ele, você pode acessar e atualizar facilmente os timesheets e honorários, gerar faturas e vários outras ações.

Advogada Mariana Gonçalves conta por que contratou um sistema para organizar a rotina no escritório

10. Avalie o atendimento e o suporte oferecidos

Com o Astrea a facilidade no atendimento começa na prospecção e se mantém durante todo o processo de fidelização! Se, por exemplo, o processo já estiver no Tribunal, você pode trazer os dados do seu cliente para o Astrea automaticamente.

Ou, caso tenha que fazer o cadastro do início, você pode decidir entre preencher os dados completos do seu cliente ou apenas as informações básicas, como nome e sobrenome. Essa liberdade é ideal para quando você nem sabe se o cliente vai mesmo fechar negócio ou se o processo tem alguma margem de êxito.

Manter seu cliente informado das movimentações no processo também pode ser uma atividade fácil e prática! No Astrea, o seu cliente também recebe notificações por email com as atualizações do processo. Ou, se você preferir, pode mantê-lo informado enviando um link exclusivo para ele acessar as informações relativas ao processo dentro do Astrea. Outra opção é profissionalizar esse acesso inserindo uma área de login ao sistema no site do seu escritório. 🙂

Para ir além e oferecer um atendimento ainda mais personalizado, o Astrea lembra você da data de aniversário dos seus clientes! Para não deixar esses dias passarem em branco e não perder a chance de manter o contato com seus clientes, você pode criar modelos de documentos jurídicos para felicitá-los pelo aniversário e por outras ocasiões comemorativas.

A emissão de relatórios também é um dos grandes benefícios do melhor software jurídico. Afinal, na hora de prestar contas para o cliente é fundamental que os relatórios sejam transparentes e bem embasados.

No Astrea você pode emitir relatórios personalizados a partir das etiquetas e direto do financeiro. Assim, você emite faturas detalhadas, lista as atividades feitas em um período determinado, emite timesheets, faz faturamento dos honorários, entre outras atividades.

11. Confira se existe um módulo de gestão financeira

Poder fazer a gestão financeira do escritório com o seu software jurídico é uma grande economia de tempo e dinheiro. Por ser um sistema completo, o Astrea torna a rotina de manter o fluxo de caixa em dia, emitir faturas, relatórios e timesheets muito mais prática e integrada às outras informações do escritório.

Quando se fala de gestão financeira e administração de recursos, segurança é muito mais que uma palavra, certo? Por isso o Astrea permite que você restrinja o acesso a essas informações apenas a pessoas autorizadas. 🙂

12. Certifique-se da possibilidade de fazer a gestão da equipe

Conciliar a atuação na advocacia com as funções de gestão do escritório é uma missão quase impossível, certo? Não para quem conta com o melhor software jurídico.

Nós sabemos que acompanhar a equipe e garantir que todas as atividades sejam finalizadas a tempo é uma das funções mais trabalhosas e, ao mesmo tempo, fundamentais para o funcionamento do escritório.

Em uma rotina intensa como a sua, os modelos mais colaborativos de gestão acabam sendo ótimas opções para ter uma equipe focada e produtiva. Assim, você não precisa direcionar a maior parte o seu dia a micro-gerenciamentos e pode se dedicar a questões fundamentais da advocacia, como definição de estratégia, reuniões e atendimento ao cliente.

O Astrea pode ser (e é!) a ferramenta ideal para o trabalho em equipe. Além de permitir um trabalho mais colaborativo, o sistema foi construído para facilitar ao máximo a delegação e o cumprimento de tarefas.

Confira como a advogada Mariana Gonçalves mantém uma rotina produtiva sem perder o controle do escritório

Você pode cadastrar tarefas a partir das atualizações do processo, de algum prazo processual ou diretamente na agenda. Quem recebe a demanda é notificado por email ou dentro do próprio sistema (ou ainda pelo sistema de push no celular!). E quem delega recebe as atualizações da situação daquela tarefa – se ela foi cumprida ou está atrasada, por exemplo.

Essa é uma excelente forma de estar sempre ciente do que acontece no escritório sem, necessariamente, precisar parar o que está fazendo para ir até a mesa do colaborador ou fazer uma ligação. Afinal, você pode ter acesso a essas informações pelo sistema e também no seu celular, pelo Astrea Mobile.EXPERIMENTE O ASTREA GRATUITAMENTE E COMPROVE

13. Pesquise sobre a empresa que desenvolve o sistema

A Aurum, empresa que desenvolve o Astrea, está no mercado há mais de 25 anos. Mas não é só a experiência que a torna confiável. É, principalmente, a preocupação com a inovação e as ações internas e externas para incentivar a modernização da advocacia.

Por aqui nós valorizamos bastante o bom atendimento e a cocriação com nossos clientes. Por isso, estamos disponíveis no chat online aqui no blog, no site e dentro do Astrea! Você também pode entrar em contato por email e tirar suas dúvidas na Central de Ajuda.

Ah! E os nossos clientes contam com um canal de contato direto e exclusivo com a gente para mandar sugestões de melhoria ou indicação de novos recursos para o Astrea. Já implementamos várias dessas sugestões! 😉

Mais de 80% das pessoas que avaliam nossa empresa no Facebook consideram a Aurum 5 estrelas! A nossa média por lá é 4.6. 🙂

14. Verifique se o software oferece migração de processos

O tempo passa e as coisas mudam. Às vezes, o sistema que você contratou há alguns anos deixou de atender às suas necessidades. Acontece, ainda, de eventualmente errar na escolha do melhor software jurídico.

Se você se vê em alguma dessas hipóteses ou se você deseja mudar de software jurídico por outro motivo, a migração pode ser uma boa alternativa.

Nós fizemos um artigo completo para ajudar você a decidir se migrar de programa para advogados é ou não a melhor escolha para você. No entanto, levar os dados do antigo sistema para o novo pode ser o motivo que faltava para você contratar o Astrea. Se esse é o seu caso, não precisa mais esperar.

Afinal, para solicitar a migração para o Astrea basta falar com o seu consultor de vendas na hora da contratação ou durante o treinamento. A migração é feita em até dez dias úteis. 😉EXPERIMENTE O ASTREA GRÁTIS E COMPROVE

15. Escolha um software jurídico completo

Como já falamos anteriormente, o Astrea é muito mais do que um software de gestão de processos. A ferramenta é completa e conta com todas as funcionalidades para você evoluir a produtividade da sua equipe, oferecer um excelente atendimento ao cliente, trabalhar em equipe com qualidade e sem micro-gerenciamento e manter a organização financeira em ordem.

Além das funcionalidades e dos benefícios que elas oferecem, o Astrea é centrado no usuário. O que, em outras palavras, significa que o programa foi construído para ser usado com agilidade e sem complicações. Por isso, muito mais do que uma ótima aparência e um visual moderno, o Astrea oferece uma excelente experiência de uso e pode ser o melhor software jurídico para o seu escritório. Teste gratuitamente e comprove!

16. Compare o software jurídico com a concorrência

Antes de definir qual o software para escritório de advocacia é ideal para você, é interessante comparar o sistema que você mais achou interessante com outras opções do mercado.

Para comprovar que o Astrea é o melhor software jurídico para você, fizemos um estudo comparativo com a concorrência e condensamos todos os dados em um infográfico explicativo.